お悔やみメールの書き方と例文をご紹介！知っておきたいマナーや表現とは？
訃報の知らせを受けたとき、遠方に住む友人や知人、ビジネス上の関係者に対して送るメッセージがお悔やみのメールです。弔意と故人への敬意、遺族への配慮を示すものであり、その内容はもちろん、送るタイミングなども大事なポイントとなります。
とはいえ、メールやLINEといったSNSでお悔やみの知らせを受け取った時、どのように返信すれば良いか迷う方も多いと思います。
特に近年は、メールやSNSでコミュニケーションを取ることが一般的になっていることから、お悔やみの知らせも、その一環で受けることが多くなっているのではないでしょうか。
そこで今回は、お悔やみのメールの書き方や、送る際に気を付けたいマナーについて、実際の例文とともに紹介します。実際にメールを送るとき、どのようなことに気を付けてメールを作成すれば良いのかをみていきましょう。
【例文の前に】お悔やみメールを送るときにまず確認すべきこと
お悔やみメールを送付するときにまず、メールの送付先に間違いがないか確認しましょう。
特にメールやSNSのようなデジタル機器は、情報をすばやく送信することに長けているため、勘違いや押し間違いで、送信先を間違えてしまうケースがあります。
そこでこの章では、お悔やみメールそのものの是非や、確認すべきポイントについて説明します。
そもそも、お悔やみメールは失礼？
訃報を受けたとき、本来ならば、葬儀に参列したり、弔電や手紙を送付したりするのが正式なマナーです。
しかし、そもそも会場が遠方にある場合や、ご自分の都合がどうしても合わないことから、直接お悔やみを伝えることが難しいケースもあるでしょう。
そんな時に使用するツールの1つが、メールやSNSです。
結論からいえば、相手との関係性にもよりますが、メールやSNSで弔意を示すことは、マナー違反にはならないといえます。
特に、頻繁にSNS上でのやり取りがある親しい方や、お仕事上、メールでの連絡が多くなる深いお付き合いがある方に対して、こうした方法で弔意を伝えるのは失礼にあたらないと考えるのが自然です。
アドレスやIDなどを確認
メールを送るときには、大前提として、相手のメールアドレスを知っているかどうかの確認が必要になります。
普段からメールやSNSを連絡手段としているなら問題ありませんが、そうでない場合は、アドレスやIDを知っているかを確認する必要があるでしょう。（たとえば、LINE上で友達登録されているかなど）
普段の冷静な状況であれば、こうしたことは問題なく思いつくと考えられます。
しかしお悔やみを伝える場合、普段から慣れていない文面を考えたり送信することから、当たり前のことに気が回らない可能性も高まります。
したがって、自分が使用している連絡手段について、登録している連絡先の確認方法を知っておくことが大切といえるのです。
ここがしっかり確認できた段階で、いよいよ具体的な文章作成の内容をお伝えしていきます。
【例文あり】書く前に知りたいお悔やみメールのマナー
メールでのお悔やみは、直接言葉を交わすことができないため、文章による表現が非常に重要になります。
そうした文面を作成する前に、ぜひ知っておいて欲しいポイントがいくつかあります。以下ではそうしたマナーについて解説していきます。
お悔やみメールを送る適切なタイミングとは？
お悔やみのメールは、訃報を受けたらできるだけ迅速に送るのがベターです。
すぐに連絡をいれることは読み手への思いやりや配慮となるからです。
もし、連絡が遅くなった場合には、「お悔やみが遅れて大変申し訳ございません」など、謝罪の意思を表す一文を加えましょう。
丁寧な言葉遣いを意識する
言葉遣いにも注意を払いましょう。
お悔やみメールでは、丁寧な言葉を用いて故人への敬意を表現することが大切です。そのため、丁寧語や敬称を正確に使って書いていくことが必要となります。
こうした言葉を用いつつ、相手に配慮した表現を心がけ、気持ちを込めた言葉を選択し、簡潔かつ明確に故人への敬意や哀悼の気持ちを伝えます。
使ってはいけない「忌み言葉」と「重ね言葉」
お悔やみメールを書く際には、忌み言葉の使用を避けましょう。
忌み言葉とは、不幸や死を連想させる言葉で、遺族にとって辛い気持ちを増幅させてしまう可能性があるものです。
たとえば、「失う」「悲しむ」「死」といった言葉は避け、「お別れ」「お悔やみ」「逝去」といった表現を使用することが望ましいでしょう。
重ね言葉は、「重ね重ね」「日々」「わざわざ」など、同じ音を繰り返すことから「不幸が連続する」と考えられるため、忌み言葉同様、お悔やみメールの文面では使用を避けるべき言葉とされています。
忌み言葉の例
失う、悲しむ、死（四）、苦しむ（九）、消える、離れる、散る、去る、放す、切る、消える、終える、無くす、落ちる、再び、忙しい、追って、続いて、浮かばれない、生きているころ、など
重ね言葉の例
重ね重ね、次々、度々、段々、色々、日々、とうとう、またまた、ますます、いよいよ、わざわざ、ときどき、くれぐれも、しばしば、など
正しく使いたい敬語・敬称・字体
文面は、敬称や敬語を用いるなど、丁寧に書きましょう。
特に注意が必要なのは敬称です。敬称は故人と相手の続柄によって変わります。
亡くなったのが父親なら「ご尊父様」や「お父様」、母親なら「ご母堂様」「お母様」、祖父であれば「ご祖父様、おじい様」、祖母であれば「ご祖母様、おばあ様」など、用いる言葉は決まっていますので適切に使用しましょう。
また、使用する端末や表示方法によって文字化けなどが起きる可能性がある機種依存文字の使用は避けましょう。ローマ字や丸数字、絵文字もお悔やみメールの文面ではそぐわないので使用してはいけません。
気を付けたい宗教と文化
お悔やみメールを送る際は、故人の宗教や文化的背景を考慮することが必要です。
宗教によっては、死に対する見解や適切な弔いの言葉が大きく異なるため、誤った表現を使うと遺族を傷つけてしまうリスクがあります。
お悔やみを伝える場合、仏教では「ご冥福をお祈りします」と伝えるのが一般的ですが、キリスト教は仏教と異なり死を不幸であるとは考えないため、「冥福を祈る」という表現は適しません。
「安らかな休息を」などの表現とする方がふさわしいでしょう。
お悔やみメールを書くときに気を付けたいマナーと例文
メールやSNSで弔意を伝えるときのマナーや注意点を確認できたら、この記事でここまでお伝えした内容を活用し、文面を作成していきましょう。
件名に必ず入れたい情報
お悔やみのメールを送る際、件名はそのメールの第一印象を決める重要な部分です。
件名を適切に設定することで、メールの内容が敬意や哀悼の意を持って書かれていることを読み手に一目で伝えることができます。
件名は受け取った人が内容をすぐに理解できるようにする必要があるため、シンプルなものとすると良いでしょう。
また、自分の名前を入れることも重要です。これは、読み手には同一のタイトルで多くの送り手からメールが届いている可能性があるため、送り主が誰なのかを読み手が一目でわかるようにするためです。
具体的な例文としては、「心からのお悔やみを申し上げます（△△）」や「【△△です】〇〇様のご冥福をお祈りしています」といった形になります。
本文は簡潔に、そして敬意をもって記す
本文も件名同様、遺族への深い同情と故人への敬意を表現する文面となりますが、ここでも文章は簡潔にまとめるのがベターです。
これは、葬儀や相続などといった、さまざまな対応に追われる読み手の多忙さに配慮するためです。
また、故人の死因を尋ねるのは避けましょう。相手を傷つけることになりかねません。
書き出しの挨拶は省略する
書き出しは時候の挨拶を省略しましょう。
お悔やみのメールを書く際に頭に入れておきたいポイントの１つは、故人への感謝や敬意の表現になります。故人に対する感謝や尊敬の気持ちをどのように伝えるかが大切だからです。
そこで、故人との関係や故人への思い出を簡単に述べることが効果的になります。たとえば、「故人様がいつも私たちに優しく接してくれたことを決して忘れません」というフレーズを盛り込むことで、故人への個人的な思い出や感謝を表現できるでしょう。
こうした言葉の後で、哀悼の意を表します。
例文としては「故人様のご冥福を心からお祈り申し上げます」や「深い哀悼の意を表します」といった文章があります。
この言葉を用いて締めくくることで、しっかりと敬意と悲しみを伝えることができるでしょう。
このように具体的なエピソードを少しだけ交えながら、故人への敬愛の気持ちを簡潔に形にすることが相手へ気持ちを伝える上で有効です。
ここで使用する言葉には、過度な装飾は避け、素直な感情を直接的に伝える表現を選ぶことが望ましいです。
また、遺族の気持ちを考慮し、過度に感情を引き出すような内容は控えるべきでしょう。
相手に返信不要の配慮を
お悔やみのメールを送る際には、読み手に「返信しなければならない」と思わせないよう配慮する必要があります。
先にもお伝えしましたが、読み手は多くの場合、大きな悲しみと多忙なスケジュールに追われており、返信の義務を感じさせることは、読み手にさらなる負担を強いることになりかねません。
「ご返信は不要ですが、お心に余裕がある時に読んでいただければ幸いです」といった一文を本文に入れることで気持ちは充分に伝わるはずです。
また、遺族への支援を申し出る場合には、それが遺族に負担をかけない形であることを示し、返信の必要性を強調しない言い回しを用いることが必要です。
たとえば、「どうかお身体を大切にされ、必要な支援があればお気軽にお申し付けください」と加えることなどが考えられます。そして、故人の冥福を祈る言葉を添えるとともに、改めてお悔やみを表現してメールを締めくくります。
このように、メールでお悔やみを伝える際は、文面一つ一つに敬意と配慮を持ち、相手の立場を最大限尊重することが必要となるのです。
故人への敬愛と遺族への思いやりを形にするために、適切な表現を選び、心に残るメッセージを送りましょう。
内容の最終確認
文章をすべて書き終えた後には、文中におかしな表現がないか、丁寧語や敬称、敬語は正しく使えているか、誤字脱字がないかなどの細かい点のチェックを必ず行いましょう。
打ち間違えは、メールを早く送らなければいけないという焦りから、どうしても生じてしまう可能性があるものです。
一度読み返して確認しましょう。
これらが不完全な場合、相手に対して失礼になることも考えられます。
さて、ここまでの内容を踏まえた上で、例文を2つ紹介します。
例文①
【件名】お悔やみを申し上げます（〇〇より）
【本文】
このたびは〇〇（故人）様の突然の訃報に驚いております。
ご逝去を悼み、心よりお悔やみを申し上げます。
本来ならば弔問に伺うべきところ、略儀ながらメールにて失礼いたします。
〇〇（故人）様の安らかなご永眠をお祈りいたします。
なお、ご多忙かと思いますので、ご返信には及びません。
【件名】〇〇（名前)です このたびはご愁傷様です
【本文】
ご母堂様のご逝去に際し、心からお悔やみを申し上げます。
今は本当に大変な時期だと思います。
こちらは職場全体でカバーしていくので、留守中のことは気にせず、どうか落ち着くまでご家族との時間を過ごしてください。
何か手伝えることがあれば遠慮なく連絡ください。なお、返信は不要です。
お悔やみメールの例文まとめ
この記事では、お悔やみメールの書き方の基本のほか、宗教や文化への配慮など、お悔やみメールを書き、送る際に注意すべきポイントを紹介してきました。
まとめると、以下が重要なポイントになります。
- お悔やみのメールは故人への敬意と遺族への配慮を示すもの
- 返信方法に迷う人が多いが、SNSやメールでの弔意の表現はマナー違反にはならない
- 送付先の確認が重要で、誤送信を避けるための注意が必要
- 敬称や丁寧語の使用が重要で、言葉選びには慎重を期す
- 忌み言葉や重ね言葉の使用は避けるべき
- 件名は明確にし、本文は簡潔かつ丁寧に記述する
- 書き出しの時候の挨拶は省略する
- 返信を求めない配慮を示す文言を含む
- 故人との思い出や感謝の言葉を添える
- 遺族の宗教や文化を尊重した表現を心がける
- 文章は一度読み返し、丁寧語や敬称、誤字脱字がないかを確認する
これらを心がけることで、お悔やみのメッセージはより読み手の心に響き、思いを伝えることができるでしょう。最後に、お悔やみを伝える際は常に相手の立場に立って考え、配慮深く行動することが肝心です。
最後に、メールやSNSで弔意を示すという行為はあくまで略式的なものです。
後日、弔電を送ったり、直接挨拶に伺ったりして追悼の意を正式な形で伝えることが望ましいでしょう。
